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文件夾整理技巧,讓文件不再堆積如山

文章出處:網責任編輯:作者:人氣:-發表時間:2012-12-12 15:17:00

  文件夾是整理文件時不可缺少的工具。商務文件一般都是A4大小的,所以有很多人都使用A4文件夾來整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具,但是我們卻會常常弄錯它的用法。因此,首先為大家介紹文件夾的使用方法。

  一般情況下,我們使用文件夾是為了整理資料,不讓信息擺放得零亂無章,或是為了妥善保存重要文件,避免出現折角情況。這樣的業務流程往往容易引起工作上的不便。

  為了避免帶來工作上的不便,在使用文件夾整理文件時,應該按照“不同項目”、“不同案件”分開整理。為A項目準備A文件夾,為B項目準備B文件夾。技巧就在于:絕對不要將不同項目的資料放入同一個文件夾之內。

  應該有不少人都試過以上所說的方法吧。實際上,絕大多數的人都會遇到這樣的情況:文件夾不斷分類,數量不斷增多,漸漸堆積成山,最終導致工作無法順利展開。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什么時候”。

  信息不是用來儲存(保管)的,而是應該讓它流動起來(處理)。只有靈活利用了,信息才有價值,僅僅整理是毫無意義的。正因為使用文件夾能妥善地保存文件,本來應該流動利用的文件往往會在不知不覺中被儲存了起來,這是我們必須要注意的地方。

  一般來說,有以下兩種方法:根據“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區分文件的分類方法和按日期區分的時間系列保管方法。但是,對一般人來說,采取這兩種方法非但不能充分利用信息,反而會導致文件不斷堆積。

  在此,我們建議大家考慮“流動文件夾”。這是一種根據自己能處理的工作量來決定文件夾數量的方法。

  以我自己為例來說,我都是將能流動管理的文件的數量設定為10個。因此,當前工作所用的文件夾也就只有10個。

  有新文件(工作)出現的時候,如果不處理好已有文件夾的工作的話,就不能將新工作加入文件夾之內。這樣一來就變成文件夾的數量決定自己可以處理的工作量。

  比方說,假設現在已有10個文件,又新增了第11個文件,這時你就需要決定優先處理哪個,哪個文件暫緩,“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話,文件夾就會不斷增多,信息也只會不斷堆積儲存,工作得不到有效處理,最終變得雜亂無章。

  如果要將文件嚴密分類的話,必定會出現界限不明確的文件。若是設定詳細的規則,就只會變得越來越麻煩,直到無法繼續下去。為了避免出現這樣的情況,一開始就設定好能流動處理的數量,之后再根據情況進行調節,盡量不要超出這個數,這樣的方法既簡單又實用。

  假如已經堆積了八、九個文件,你就會開始著急,如果不趕快處理的話,就無法著手新的工作。這樣一來,工作效率也會自然而然地提高。也就是說,比起費時間分類、整理工作和文件,還不如集中處理眼前的工作。

  若是保存文件的話,不管有多少個文件夾都沒關系。

  不過若是處理文件的話,絕對不能讓流動文件夾的數量超過自己能處理的工作量。要設定幾個流動文件夾是你必須好好考慮的問題。

  一般來說,什么類型的文件夾都可以拿來使用。不過,對于需要與大量的紙質資料打交道的人來說,選擇“超硬文件夾(帶插袋)”作為流動文件夾十分方便,因為這種文件夾插袋比較大,而且結實耐用。

  如果是一般的文件夾的話,不僅容納的紙張有限,勉強塞進去的話,接口處還會漸漸裂開。然而,換成超硬文件夾的話,附帶有10厘米左右的插袋,整理匯總的文件也能放得進去。不過,雖然一個文件夾能收納大量的資料,但是不要忘記快速處理文件的訣竅在于絕不將不同工作混雜在一起。

  再重復一次,清楚意識收入文件夾中的文件是要流動利用還是要堆積儲存,是非常關鍵的。千萬不要被文件夾可以用來收集保存的表象蒙蔽了。

  在不經意之間,文件夾常常被用于保管儲存資料,數量不斷增多。為了避免發生這樣的情況,最好有意識地將儲存和流動利用分開。流動利用的情況下,就使用“流動文件夾”來限定數量,從而避免發生工作停滯的情況。

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